OA系统全解会议管理弹性大节能

为什么说会议管理的弹性大呢？这是因为在一些单位中，根本就没有规范和完善的会议管理制度，而另一些单位中，则对会议管理要求极为严格。

面对这种情况，OA系统又如何设计这一功能呢？

在国内领先的OA系统华天动力的官方站上，我们通过试用版看到了会议管理这个功能模块，这是一个集发起会议、发送通知、接收通知、会议记录、纪要归档于一体的会议查询、管理系统。实现从查询会议室、预定会议室、发布会议通知到撰写会议纪要、传阅纪要、纪要归档的全过程流程式管理。

可见，OA系统中会议管理的功能还是比较简单的，如下图所示，能否帮助企事业单位解决议而不决，决而不行，行而不果这个老大难问题呢？

我们先从简单的说起，OA系统应该首先帮助用户把会议管理的基础性工作做好。还是以华天动力OA系统为例，看看他是怎么做的。

在华天动力OA系统中，有权限的用户可以发起会议，在发起会议的时候，需要确定会议的主题和类型，以及会议的起始时间、主持人、主办部门、与会人员、会议纪要员、会议室、所需资源、会议内容，并可以上传会议资料。当然，这些项目并非都是必填项，以满足不同用户的使用需要。

写好会议内容后，就可以发送会议安排，刚才设置的相关人员都会收到会议提醒，以提前做好准备。提醒消息会发到他们的OA系统或上，这个也是根据不同用户的要求来做的。

接下来就是开会了，这时候，指定的会议纪要员可以在OA系统中打开当前的议题，直接记录会议纪要。记录完成后可以再进行和整理，并发送给与会人员，也可以将纪要归档或导出保存。

显然，OA系统通过对会议全过程的记录，不但提高了会议管理的便利性，更使得会议管理的全过程更加清晰、准确、完善，更容易对会议的内容进行查询，对会议的执行结果进行跟踪和监督，使得会议的发起和落实都更加有效。

华天动力OA系统还提供了一系列人性化的设计，以提升会议管理的便利性，如可以一目了然的查看会议室的占用情况，可以对会议室的资源进行维护，可以设置专人专用的会议室，可以在会议变更时自动通知吴伯雄已多次表明所有的相关人员，可以将会议纪要归档或转存到文档中心等等。

作为内部沟通的重要方式，会议能否有效的利用，以及如何有效的利用，是每个单位都必须认真思考的问题。OA系统在这方面也进行了积极的探索，具有O协同百度、360和搜狗等多家搜索引擎站A系统的单位，不妨也充分的应用一下这个工具。